Assistant.e de direction

Description de l'offre

La fonction d’assistant(e) de direction se situe à deux niveaux :
a) IL/elle est le bras droit de la directrice et de la Mère supérieure de la maison de Bruxelles. Il/elle aide les Petites Sœurs dans les différentes tâches nécessaires au bon fonctionnement de la maison.
b) Il/elle est amené(e) à travailler pour la Petite Sœur, Présidente de l’ASBL. En étroite collaboration avec cette dernière, il/elle l’aide dans les différentes tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’ASBL.

Vos missions

• Assurances, comptabilité et finances (Suivi des contrats d’assurances, dossiers de demandes de soutiens financiers, suivi des legs, suivi des dossiers avec les différentes fondations),
• Secrétariat (gestion d’agenda, organisation et coordination de réunions, filtrage des appels téléphoniques),
• Gestion courante de la maison, agrément et législation (renouvellement et inspections d’agrément, coordination des obligations légales de l’ASBL, validation de factures, suivi et classement de contrats),
• Gestion de stocks et petites commandes diverses,
• Qualité (tenue à jour et suivi des procédures, coordination des documents et informations pour l’accueil, programme et politique qualité, programme de formation, ??)
• Remplacement en cas d’absence de l’un ou l’autre membre du personnel administratif afin de pouvoir assurer le quotidien de la maison.
• Gestion des formations de l’ensemble du personnel

Votre profil

• Bonne connaissance des outils informatiques (Office 365)
• Très bonne communication écrite (orthographe irréprochable)
• Grande volonté d’apprendre
• Flexibilité, disponibilité, empathie
• Bonne capacité à déterminer les priorités,
• Grande discrétion et respect du secret professionnel
• Sens de l’autonomie allié à une bonne capacité à rendre compte et à communiquer sur ses actions.
• Rigueur, persévérance et loyauté,
• Résistance au stress,
• Capacité à travailler en équipe,
• Bonne capacité d’adaptation aux différents publics (personnes âgées, familles des résidents, bénévoles…)
• La connaissance du néerlandais est un plus.